전자계약서 법적 효력 인정되는 5가지 기록과 보관법
근로계약서나 용역계약서를 카카오톡이나 이메일 링크로 받아 보신 적 있으실 거예요.
화면에서 서명 버튼만 누르고 끝내도 법적으로 안전한지 궁금하실 텐데요.
계약서를 쓰기 전에 꼭 확인해야 할 법 기준과 챙겨야 할 기록을 정리해 드릴게요.
전자계약서는 전자문서법 제4조 1항과 전자서명법 제3조 1항에 따라 종이가 아니라는 이유만으로 효력이 부정되지 않아요. 다만 나중에 다툼이 생겼을 때 진짜 힘이 되는 건 서명 그림이 아니라 체결 과정의 기록이거든요. 그래서 계약 당사자 확인, 진행 이력, 전자서명 기록, 완료 시점, 위변조 방지 이렇게 5가지가 함께 남아야 안전해요.
단순히 도장이나 서명 이미지만 올리는 것보다 계약 과정을 얼마나 꼼꼼히 남기느냐가 핵심이에요. 내가 쓰는 전자계약 서비스가 이 5가지 기록을 잘 남기는지 확인하는 기준과 예시 계약 순서를 하나씩 짚어 볼게요.
| 항목 | 핵심 | 할 일 |
|---|---|---|
| 법적 근거 | 전자문서법 제4조 1항, 전자서명법 제3조 1항 | 전자라서 무효는 아니라는 점만 기억하기 |
| 남길 기록 | 당사자 확인·진행 이력·서명 기록·완료 시점·위변조 방지 | 서비스에 다섯 가지 기록이 남는지 보기 |
| 완료 후 보관 | 완료본과 감사 추적 증명서(누가·언제·어떤 IP) | 서명이 끝나면 두 파일을 함께 내려받기 |
서명 이미지만 붙이면 효력이 생기나요?
전자문서법 제4조 1항에서는 문서가 전자 형태라는 이유만으로 법적 효력을 부인하지 못하게 정해 두었어요.
전자서명법 제3조 1항도 마찬가지로 전자서명이라는 이유로 일반 서명이나 도장의 효력에서 빼지 않는다고 되어 있고요.
쉽게 말하면 이거예요. 종이 계약서가 아니라고 해서 무조건 무효가 되지는 않는다는 뜻이죠.
그런데 이 조항이 누가, 언제 서명했는지까지 대신 증명해 주지는 않아요.
만약 서명 이미지 하나만 덜렁 붙인 계약서라면, 나중에 문제가 생겼을 때 본인이 직접 서명했다는 사실을 따로 입증해야 해서 번거로워져요.
분쟁에 대비해 어떤 기록이 남아야 할까요?
다툼이 생겼을 때 나를 지켜 주려면 전자계약에 5가지 기록이 함께 관리돼야 해요.
계약 당사자 확인, 진행 이력, 전자서명 기록, 완료 시점, 위변조 방지 체계인데요.
이 중 하나라도 비면 다툼이 생겼을 때 따로 설명해야 할 부분이 생겨요.
실제 전자계약 서비스에서는 이 기록들을 감사 보고서나 감사 추적 증명서(계약 과정 전체를 기록한 확인서)라는 이름으로 발급해 줘요.
여기에는 누가, 언제, 어떤 IP 주소(인터넷 접속 위치 기록)에서 서명했는지가 담기고, 타임스탬프(전자 도장으로 문서가 완성된 시각을 찍어 두는 기능)로 완료 시각을 고정하기도 해요.
그러니까 서비스를 고르실 때는 이런 확인서가 제대로 남는지부터 보시는 게 좋아요.
- ✔당사자 확인: 휴대폰 인증 같은 본인 확인 기록이 남는지
- ✔진행 이력: 발송부터 서명까지 진행 상황이 기록되는지
- ✔서명 기록: 누가, 언제, 어떤 IP에서 서명했는지 남는지
- ✔완료 시점: 타임스탬프로 계약 완료 시각이 찍히는지
- ✔위변조 방지: 서명 뒤 문서가 바뀌었는지 검증할 수 있는지
본인 확인은 어떤 식으로 남기나요?
공공기관인 국토교통부 부동산거래 전자계약시스템을 보면 본인 확인 절차를 여러 겹으로 남겨요.
서명하기 전에 거래하는 사람들이 휴대폰 본인인증을 먼저 하고요.
이어서 신분증 촬영과 지문 등록을 거친 뒤 마지막에 공인중개사가 서명하는 순서로 진행돼요.
정책브리핑에 올라온 이용 후기를 보면, 거래 당사자는 로그인을 해서 본인이 맞는지 확인하고 신분증을 올리는 정도로 진행됐다고 해요.
계약이 실시간으로 시스템 안에서 진행돼서 한쪽이 내용을 몰래 고치거나 빼기 어렵다는 점도 장점으로 꼽혀요.
여기서 많이 헷갈려요. 그냥 링크만 열면 바로 서명되는 줄 아시는 분도 많거든요.
일반 전자계약 서비스를 쓰실 때도 상대방이 휴대폰이나 이메일 중 어떤 방식으로 본인 확인을 거치는지 먼저 살펴보시면 좋아요.
프리랜서 용역계약이라면 어떻게 진행할까요?
내 상황에 맞추어 볼 수 있도록 프리랜서 한 명과 회사가 이메일로 용역계약을 맺는 상황을 가정해 볼게요.
서명은 회사 대표가 먼저 하고, 프리랜서가 다음으로 하도록 순서를 정해 두는 거예요.
서명 순서를 정해 두면 누가 먼저 동의했는지도 이력으로 남아요.
먼저 양쪽이 합의한 계약서 파일을 서비스에 올리고, 서명 순서를 지정한 다음 이름 옆에 서명과 날짜가 들어갈 칸을 배치해요.
그러면 상대방은 별도 프로그램을 설치할 필요 없이 이메일 링크를 열어 바로 서명할 수 있어요.
양쪽 서명이 모두 끝나면 최종 완료본이 양쪽에 전달되는데, 단계마다 남는 기록은 아래 표를 보시면 이해하기 쉬워요.
| 단계 | 할 일 | 남는 기록 |
|---|---|---|
| 계약서 올리기 | 합의한 최종 PDF 업로드 | 서명 전 원본 문서 |
| 순서 지정 | 회사 대표 다음 프리랜서 | 서명 순서와 진행 이력 |
| 서명 칸 배치 | 이름 옆에 서명·날짜 칸 추가 | 누가 어디에 서명할지 지정 |
| 본인 확인·서명 | 링크에서 본인 확인 후 서명 | 서명자, 서명 시각, IP |
| 완료 | 완료본 전달 | 완료 시점과 감사 추적 기록 |
PDF에 서명 그림만 넣어 보내도 될까요?
간혹 PDF 파일에 서명 그림만 캡처해서 붙인 뒤 이메일로 주고받으시는 분도 계세요.
물론 이렇게 주고받은 파일도 넓게 보면 전자로 된 계약이긴 해요.
하지만 이 방식은 본인 확인, 서명 시각, 서명 뒤 수정 여부를 보여 줄 기록이 남기 어려워요.
누군가 서명 뒤에 계약서 숫자를 살짝 고쳐도 언제 바꿨는지 알 길이 없거든요.
제가 보기엔 계약 금액이 크거나 기간이 긴 중요한 계약일수록 전용 서비스를 써서 서명 이력을 남기는 편이 안전해요.
다만 어떤 기록이 실제 법적 분쟁에서 얼마나 효력을 인정받을지는 사안마다 달라지니까, 큰돈이 오가는 계약이라면 법률 전문가 상담과 국가법령정보센터 원문을 함께 챙겨 보시길 권해요.
서명이 끝난 뒤에는 무엇을 챙길까요?
서명이 끝나면 완료된 계약서와 함께 감사 추적 증명서도 챙겨 두는 게 좋아요.
이용하는 서비스에 따라 완료본 자체에 인증 정보가 적혀 나오기도 하고, 타임스탬프와 감사 추적 증명서를 별도 파일로 내려받게 해 주기도 하거든요.
국토교통부 부동산거래 전자계약시스템처럼 계약서가 공공 시스템 안에 안전하게 저장되는 곳도 있어요.
그래도 내 컴퓨터나 개인 저장소에 사본을 따로 챙겨 두면 나중에 필요할 때 바로 꺼내 보기 편해요.
서명을 마쳤다면 아래 3가지 순서대로 파일을 정리해 두시면 돼요.
- 서명이 모두 끝난 완료본 PDF를 내려받기
- 서명자·시각·IP가 담긴 감사 추적 증명서 내려받기
- 두 파일을 계약 상대와 날짜가 드러나는 이름으로 같은 폴더에 보관하기
전자계약서는 당사자 확인부터 위변조 방지까지 체결 과정의 5가지 기록이 함께 남아야 든든하게 보호받을 수 있어요.
서비스마다 제공하는 기록 방식과 메뉴 이름은 조금씩 바뀌니까, 서명 전에 이용하려는 서비스 고객센터 안내를 한 번 더 보시는 게 안전해요.
다음에 전자계약서를 받으시면 완료 후 감사 추적 증명서를 내려받을 수 있는지부터 먼저 찾아보시고, 여러분은 평소 어떤 방식으로 계약서를 보관하고 계셨나요?
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계약 완료본과 감사 추적 증명서를 따로 보관하려는 사람이 지문 인증이 필요한 USB에 백업해 둘 수 있는 선택지예요. 다만 저장 장치만으로 위변조 방지나 법적 효력이 보장되는 건 아니에요.
완료된 계약서와 감사 추적 증명서를 컴퓨터와 휴대폰 양쪽에서 꺼내 보관하려는 사람에게 맞는 휴대용 저장 선택지예요. 전자계약 서비스의 기록 관리와는 별도로 검토하세요.
참고 · 대한민국 정책브리핑 · 국토교통부 · 이폼사인
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